Overheidsorganen hebben de verplichting hun archiefstukken ‘in goede, geordende en toegankelijke staat’ te brengen en te bewaren.
De directeur van het Westfries Archief is ingevolge artikel 32 van de Archiefwet 1995 belast met het toezicht op het beheer van de archiefstukken die (nog) niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit geldt voor de archieven van alle aangesloten gemeenten. Namens de directeur van het Westfries Archief oefent de gemeentelijke archiefinspecteur dit toezicht op het archiefbeheer uit. Onder archiefbeheer vallen zaken als: postregistratie, archivering, vernietiging, digitalisering en overbrenging.
Het toezicht op de archiefzorg (personeel, middelen, archiefruimte) wordt uitgeoefend door de provinciale archiefinspectie. De gemeentelijke archiefinspecteur van het Westfries Archief trekt vaak samen met de provinciale inspectie op. Provinciale en gemeentelijke archiefinspectie vullen elkaar aan en brengen samen eventuele knelpunten beter in beeld. Toezicht op het beheer van archieven en toezicht op de zorg voor archieven zijn ook niet altijd helemaal van elkaar te scheiden. De gemeentelijke archiefinspecteur onderhoudt het contact met de medewerkers documentaire informatievoorziening van de hierboven genoemde gemeenten en organisaties en is het aanspreekpunt voor (digitale) archivering.
En tot slot overlegt hij met de gemeenten over de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefstukken aan de hand van selectielijsten.
Heeft u vragen over de selectie en vernietiging van overheidsarchieven, over de materiële verzorging van archiefstukken, over de ordening en het toegankelijk maken? Of heeft u vragen op het gebied van archiefinspectie? Neem dan contact op met Rinus van der Star van het Westfries Archief.