Op woensdag 2 juni is in het Westfries Archief een druk bezochte workshop gehouden worden met als thema het digitaal duurzaam zaakgericht werken. Deelnemers waren verantwoordelijken op het gebied van informatiebeheer en -beleid, control en dienstverlening in de West-Friese gemeenten.
Dirk Dekema opent de bijeenkomst.
Was automatisering voor de overheid tot voor kort vooral een hulpmiddel, de komende jaren zal de stap naar volledig digitaal werken worden gezet. Gemeenten zijn in grote mate informatieverwerkende organisaties. In een digitale omgeving is het maar de vraag of die informatie wel betrouwbaar, authentiek, integer en bruikbaar is. Want daar gaat het in een archiveringssysteem allemaal om, of het nu van papier is of bestaat uit eindeloze reeksen bits en bytes. Als de gemeenten hun digitale informatie niet op orde hebben, zal dat leiden tot problemen in de bedrijfsvoering. Om dit proces op een goede en verantwoorde manier te laten verlopen is veel afstemming en samenwerking nodig, binnen en buiten de eigen organisatie. Zo kan verlies van informatie worden voorkomen en geld worden bespaard. Ook het Westfries Archief speelt daar, als toekomstig beheerder een rol in. Het Westfries Archief werkt aan een informatiebeleidsplan en wil weten waar de aangesloten gemeenten behoefte aan hebben.
De workshop begon met drie inleidingen. Ernst Koperdraat en Eugene ter Beek, adviseurs bij het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING), bespraken wat zaak- en procesgericht werken inhoudt, Kees Duijvelaar, senior medewerker informatiebeleid bij de VNG, behandelde de gevolgen voor de gemeentelijke organisaties, en Patrick Castenmiller, hoofd informatiebeheer- en beleid van de gemeente Hoorn, stelde de stand van zaken op dit moment aan de orde.
Zo'n 35 mensen namen deel aan de workshop.
Digitale informatiesystemen moeten voorzien in duurzame bewaring en anticiperen op de uiteindelijke overdracht van te bewaren documenten aan de openbare archiefdienst. In het tweede deel van de workshop bespraken discussiegroepjes de vraag wat er binnen de gemeenten moet wordt gedaan om dit te bereiken, en wat men daarbij verwacht van het Westfries Archief. De bijeenkomst werd afgerond met een plenaire discussie. De reacties zullen worden meegenomen in het informatiebeleidsplan van het Westfries Archief.
