In 1918 verscheen van de hand van C.J. Gonnet, rijksarchivaris in Noord-Holland, met medewerking van R.D. Baart de la Faille, een beschrijving van de archieven van de stad Hoorn in een gedrukte inventaris. Deze omvatte behalve het archief van het stadsbestuur sinds 1356 ook archieven van diverse stedelijke instellingen, zoals gilden, schutterijen, kerken, wees- en armenhuizen en de Westfriese munt.
De helft van de inventaris bestaat uit beschrijvingen van de archiefstukken, de andere helft uit zogenaamde regesten. Dat zijn samenvattingen van de belangrijkste akten in het archief van de Middeleeuwen tot de zestiende eeuw.
Zo ziet de inventaris van het stadsarchief er uit op internet. Door op de plusjes te klikken komt de inhoud van de rubrieken te voorschijn. Het lijvige boekwerk van C.J. Gonnet is vanwege de vele onoverzichtelijke doorhalingen en bijschrijvingen van de studiezaal verwijderd.
Waarschijnlijk nog vóór de Tweede Wereldoorlog zijn de inventarisnummers van de stukken vervangen door de zogenaamde bergnummers. Deze nummers werden in de inventaris met de hand bijgeschreven. Voortaan stonden de bescheiden in deze nieuwe volgorde in de archiefkasten.
In 1928, 1949 en de jaren ’70 en ’80 zijn er uit het archief stukken verplaatst naar andere archieven of omgevormd tot zelfstandige archieven. Voortaan stonden er dus meer stukken in de inventaris dan in de archiefkasten! Om enigszins het overzicht te behouden hebben latere archivarissen een concordans aangelegd, een soort tabel van oude en nieuwe nummers, waarin ook 'verhuizingen' werden bijgehouden. Als op de studiezaal stukken werden aangevraagd op basis van de oude inventaris, kon de nieuwe vindplaats dankzij de concordans eenvoudig worden opgespoord.
Het Hoornse stadsarchief is voor de verhuizing van het Westfries Archief naar de Blauwe Berg omgepakt en in nieuwe dozen gedaan. Voor de hanteerbaarheid zijn de dikke pakken soms gesplitst in omslagen van een beter hanteerbaar formaat. Daarbij werd het bestaande bergnummer opgesplitst met het bergnummer voorzien van letters a, b etc. Soms wel tot bb aan toe.
Met het ingebruiknemen van ons programma MaisFlexis, zijn bijna alle toegangen tot archieven en collecties geconverteerd. Niet alleen de toegangen die wij reeds digitaal tot onze beschikking hadden, maar ook de gedrukte inventarissen. Zo is ook de oude inventaris van Gonnet, met alle met de hand bijgeschreven aantekeningen, omgezet naar een digitale inventaris in MaisFlexis. Deze omzetting is niet zonder fouten verlopen. De digitale inventaris moest daarom geheel worden gecontroleerd, een bijzonder tijdrovende klus. Daarbij was het meeste werk om de stukken die voorheen onder één inventarisnummer geplaatst waren, maar uit meer dan één fysiek pak of deel bestaan, in de inventaris onder een uniek nummer te beschrijven. Een voorbeeld: onder het oude inventarisnummer 200 stonden de resoluties van de Staten van Holland en West-Friesland beschreven. Deze bestaat in werkelijkheid uit twee dezelfde series van 278 en 275 delen. Deze delen zijn nu afzonderlijk beschreven. Dit was nodig, bijvoorbeeld om het aanvragen via de computer mogelijk te maken.
In de vernieuwde digitale inventaris zijn veel beschrijvingen zonder nummer opgenomen. Dit zijn stukken die niet meer aangevraagd kunnen worden via het Oudarchief Hoorn (toegangsnummer 0348). Bij de beschrijving staat in welk archief en toegangsnummer deze terecht gekomen zijn en onder welk inventarisnummer.
Ongetwijfeld zijn er nog fouten te vinden in deze vernieuwde inventaris. Mocht u er een vinden, meldt u dat dan bij de studiezaalmedewerker.
