Pilot e-depot Westfriesland

De Westfriese gemeenten hebben de ambitie uitgesproken om binnen afzienbare tijd over te stappen op volledig digitaal werken en dus ook op volledig digitaal archiveren. Vooruitlopend hierop heeft het Westfries Archief onderzoek verricht naar verschillende e-depots. De resultaten van dit onderzoek zijn gepresenteerd op de KVAN-dagen 2013, onder de titel “Kruimels in het KeuzebosDe belangrijkste conclusie was: “het is in 2013 niet mogelijk om op een van de bestaande initiatieven aan te sluiten”. 

Het Westfries Archief (WFA) startte in 2014 in samenwerking met DiVault een project pilot e-depot. Doel van dit project is praktische ervaring opdoen met digitaal duurzaam opnemen, opslaan, beheren en beschikbaar stellen van digitale informatie. Door gebruik te maken van in het verleden gedigitaliseerde bouwvergunningen, is een digitale set van data aanwezig voor de pilot e-depot. De gemeenten Hoorn, Medemblik en Stede Broec hebben deze datasets beschikbaar gesteld. 

Op YouTube staat een korte uitleg van de leverancier van de technische omgeving van het e-depot over de organisatie van de opslag.

Resultaten en documentatie pilot e-depot  

  • Project Initiatie Document pilot e-depot
    Ter voorbereiding op de pilot is een project initiatie document (PID) geschreven over de doelen en de opzet van de pilot.
  • Integratie archiefbeheersysteem en digitaal archief 
    Eén van de resultaten in fase 1 van de pilot is een theoretisch vooronderzoek naar de haalbaarheid van de integratie met de bestaande zoekomgeving van het operationele archiefbeheersysteem (MAIS flexis van De Ree archiefsystemen). Hierin onderzochten we hoe de gebruiker eenmalig kan zoeken door de verschillende collecties in het archiefbeheersysteem en het e-depot, met zo efficiënt mogelijk archiefbeheer voor het WFA. Dit resulteerde in drie verschillende architectuurplaten: 
    versie A
    versie B
    versie C 
  • Metadata voor bouwvergunningen
    De deelnemende gemeenten aan de pilot en het Westfries Archief hanteren verschillende metadata-sets voor bouwvergunningen. Deze metadata komen niet overeen met het Toepassingsprofiel Metadata Lokale overheden (TMLO). In de pilot stellen we het metadata-model voor bouwvergunningen vast. Dit model baseren we op het TMLO en de wijze van de overdracht van papieren bouwvergunningen. 
    Vier metadatasets zijn gemapt op het TMLO. Hiermee biedt dit rapport ook inzichten in de praktische toepassingen van het TMLO.
  • Kennissessie pilot  e-depot 19 januari 2015
    Het Westfries Archief organiseerde, in samenwerking met zijn pilotpartner DiVault, een kennissessie over de resultaten van de pilot van het e-depot. Aansluitend organiseerden we een workshop over de koppeling tussen het archiefbeheersysteem en het e-depot.

 

Project roadmap en blauwdruk e-depot

Naar aanleiding van de pilot e-depot en het beleidsplan Proactief Archief heeft het Westfries Archief de ambitie om op 1 januari 2018 een werkend e-depot tot zijn beschikking te hebben. De eerste stap in dit proces is het opstellen van een door alle aangesloten organisaties gedragen roadmap en blauwdruk, waarin de benodigde technische voorzieningen, een kostenraming en de procedurele, organisatorische en personele randvoorwaarden omschreven zijn. 

 

archief2020

edepot