• 

Westfries eDepot: vind het heden in de toekomst

Gegevens

Digitale archiefbewaarplaats
Sinds eind 2020 heeft de regio Westfriesland de beschikking over een digitale archiefbewaarplaats: het Westfries eDepot. Deze digitale archiefbewaarplaats is specifiek ontwikkeld door DE REE Archiefsystemen om digitaal gevormde overheidsinformatie duurzaam te beheren en het raadplegen van de gearchiveerde informatie nu en in de toekomst mogelijk te maken.

Voor wie
Het Westfries eDepot stelt digitale informatie beschikbaar aan overheden, maar ook aan burgers en ondernemers. De opgenomen overheidsinformatie die als archief is overgebracht zal openbaar zijn voor iedereen[1] en wordt online gepubliceerd. Op ieder gewenst moment waar ook ter wereld zal deze informatie daardoor via internet geraadpleegd kunnen worden. Ook particuliere archieven die digitaal zijn gevormd, kunnen onder voorwaarden in het eDepot worden bewaard, beheerd en uiteindelijk worden gepubliceerd.

Meer dan een digitale opslag
Het eDepot bestaat uit de gehele informatieketen vanaf het produceren van overheidsinformatie tot en met het beschikbaar stellen van de opgeslagen informatie voor iedereen. Dit begint bij het labelen, uniformeren en structureren van de informatie in gecontroleerde samengestelde informatiepakketten, zodat alles binnen de digitale omgeving op de juiste plek komt te staan. Door deze werkwijze is de informatie binnen het eDepot gemakkelijk doorzoekbaar en uiteindelijk beschikbaar voor iedereen.

Alle typen en formaten bestanden komen in aanmerking voor opslag in het eDepot. Eenmaal opgenomen wordt door het Westfries Archief centraal beheer uitgevoerd op alle opgenomen informatie. Hierbij wordt automatisch bewaakt of de opgenomen bestandsformaten nog wel bruikbaar zijn en of alle bits nog op hun plek staan. Mocht dat niet het geval zijn, signaleert het eDepot dit en zal dit leiden tot acties die er voor zorgen dat het bestand bruikbaar en beschikbaar blijft.

Onze eDepot leverancier DE REE Archiefsystemen is tevens de leverancier voor het systeem dat de “papieren” archieven in onze fysieke depots via een digitaal systeem in kaart brengt. Hierdoor ontstaat een compleet beeld van alle informatie die het Westfries Archief voor de burgers en overheid beheert. Voor een gebruiker zal het in sommige gevallen niet te onderscheiden zijn wanneer informatie geraadpleegd wordt binnen het eDepot of dat het om een geregistreerd en gedigitaliseerd analoog stuk gaat. De combinatie van deze systemen maakt het bovendien mogelijk om alle mogelijke verbanden tussen alle soorten archiefinformatie te leggen.

Naast verbanden leggen tussen archiefstukken onderling, kunnen ook relaties gelegd worden met externe bronnen/databases waardoor informatie verrijkt wordt en het doorzoeken nog makkelijker gemaakt wordt. Zo kan bijvoorbeeld een adres uit het verleden dat nu niet meer bestaat gekoppeld worden aan een huidig adres, waardoor meer informatie over een woning of locatie gevonden kan worden.

Eerste beschikbare informatie
De eerste bestanden die het Westfries Archief inmiddels heeft opgenomen in het eDepot zijn digitale bestanden van bouwdossiers. Het raadplegen van een bouwtekening kan straks voor alle bouwvergunningen tot en met 2010 online. In een meerjarig project zullen alle bouwvergunningen van de regio Westfriesland op deze wijze bewaard, beheerd en beschikbaar gemaakt worden. Naar verwachting zijn alle vergunningen vanaf 2023 beschikbaar voor iedereen vanuit het eDepot.