Pilot e-depot Westfriesland

De Westfriese gemeenten hebben de ambitie uitgesproken om binnen afzienbare tijd over te stappen op volledig digitaal werken en dus ook op volledig digitaal archiveren. Vooruitlopend hierop heeft het Westfries Archief onderzoek verricht naar verschillende e-depots. De resultaten van dit onderzoek zijn gepresenteerd op de KVAN-dagen 2013, onder de titel “Kruimels in het KeuzebosDe belangrijkste conclusie was: “het is in 2013 niet mogelijk om op een van de bestaande initiatieven aan te sluiten”. 

Het Westfries Archief (WFA) startte in 2014 in samenwerking met DiVault een project pilot e-depot. Doel van dit project is praktische ervaring opdoen met digitaal duurzaam opnemen, opslaan, beheren en beschikbaar stellen van digitale informatie. Door gebruik te maken van in het verleden gedigitaliseerde bouwvergunningen, is een digitale set van data aanwezig voor de pilot e-depot. De gemeenten Hoorn, Medemblik en Stede Broec hebben deze datasets beschikbaar gesteld. 

Op YouTube staat een korte uitleg van de leverancier van de technische omgeving van het e-depot over de organisatie van de opslag.

Resultaten en documentatie pilot e-depot  

  • Project Initiatie Document pilot e-depot
    Ter voorbereiding op de pilot is een project initiatie document (PID) geschreven over de doelen en de opzet van de pilot.
  • Integratie archiefbeheersysteem en digitaal archief 
    Eén van de resultaten in fase 1 van de pilot is een theoretisch vooronderzoek naar de haalbaarheid van de integratie met de bestaande zoekomgeving van het operationele archiefbeheersysteem (MAIS flexis van De Ree archiefsystemen). Hierin onderzochten we hoe de gebruiker eenmalig kan zoeken door de verschillende collecties in het archiefbeheersysteem en het e-depot, met zo efficiënt mogelijk archiefbeheer voor het WFA. Dit resulteerde in drie verschillende architectuurplaten: 
    versie A
    versie B
    versie C 
  • Metadata voor bouwvergunningen
    De deelnemende gemeenten aan de pilot en het Westfries Archief hanteren verschillende metadata-sets voor bouwvergunningen. Deze metadata komen niet overeen met het Toepassingsprofiel Metadata Lokale overheden (TMLO). In de pilot stellen we het metadata-model voor bouwvergunningen vast. Dit model baseren we op het TMLO en de wijze van de overdracht van papieren bouwvergunningen. 
    Vier metadatasets zijn gemapt op het TMLO. Hiermee biedt dit rapport ook inzichten in de praktische toepassingen van het TMLO.
  • Kennissessie pilot  e-depot 19 januari 2015
    Het Westfries Archief organiseerde, in samenwerking met zijn pilotpartner DiVault, een kennissessie over de resultaten van de pilot van het e-depot. Aansluitend organiseerden we een workshop over de koppeling tussen het archiefbeheersysteem en het e-depot.

 

Project roadmap en blauwdruk e-depot

Naar aanleiding van de pilot e-depot en het beleidsplan Proactief Archief heeft het Westfries Archief de ambitie om op 1 januari 2018 een werkend e-depot tot zijn beschikking te hebben. De eerste stap in dit proces is het opstellen van een door alle aangesloten organisaties gedragen roadmap en blauwdruk, waarin de benodigde technische voorzieningen, een kostenraming en de procedurele, organisatorische en personele randvoorwaarden omschreven zijn. 

VeleHanden

Voor het Westfriezen Geregistreerd-project op VeleHanden vraagt het Westfries Archief uw hulp. Voor het toegankelijk maken van bevolkingsregisters op internet hebben we veel vrijwilligers nodig.

* Het project is inmiddels afgerond *

Wat vragen wij van u?
Ruim 154.000 scans uit alle gemeenten uit ons werkgebied staan klaar om geïndexeerd te worden. Om het zoeken naar een specifieke persoon of familienaam te vergemakkelijken, vragen wij u om de gegevens van de scans te ‘vertalen’ en in een formulier te zetten. Dit kunt u gewoon thuis doen, achter uw eigen computer. De door u ingevulde formulieren worden vervolgens op internet gepubliceerd en dienen als zoekingang (index) van de scans. Publicatie vindt plaats nadat alle scans van 1 boek klaar zijn.

Wat levert het u op?
Dit project biedt u gelegenheid om een gemeenschap in een stad of dorp in Westfriesland te leren kennen. Wellicht komt u zelfs uw eigen voorouders tegen!
Voor het invoeren en controleren van de scan ontvangt u punten. Voor elke ingevoerde scan krijgt u 3 punten, na controle komen daar 3 extra punten bij. Een controleur krijgt 3 punten per scan. De punten kunt u hier besteden. 

Wat moet u doen?
Ga naar www.velehanden.nl en schrijf u in. U kunt zich daarna aanmelden voor het project Westfriezen Geregistreerd.

Hulp nodig?
Op deze pagina vindt u aan de linkerzijde een aantal hulpmiddelen bij het indexeren. Verder organiseren wij elke tweede vrijdag van de maand een inloopochtend voor alle VeleHanden vrijwilligers. U bent dan van harte welkom om langs te komen en al uw vragen te stellen over het project Westfriese Geregistreerd in VeleHanden. Ook kunt u dan andere vrijwilligers ontmoeten. 

Tarieven

Raadpleging van onze archieven en collecties is in beginsel kosteloos; alleen de kosten voor het maken en leveren van reproducties en dergelijke brengen we in rekening. Hiervoor hanteren we de legesverordening van de gemeente Hoorn.

In beperkte mate kunnen medewerkers van het Westfries Archief onderzoek voor u verrichten. De kosten daarvoor brengen we in rekening, bij vooruitbetaling te voldoen. Per kwartaal besteden we maximaal twee uur aan onderzoek voor één en dezelfde persoon.

Fotokopieën en/of prints van microfiches kunt u schriftelijk bestellen: per post of per e-mail. Bij toezending per post brengen we verzendkosten in rekening.

Reproducties uit de beeldbank kunt u alleen schriftelijk bestellen: per post, per e-mail of door het invullen van het bestelformulier. Bij toezending per post brengen we verzendkosten in rekening.

De mogelijkheden en de door ons te berekenen kosten vindt u in onderstaand schema.

 

1.1

Het tarief voor het op schriftelijk verzoek doen van onderzoek in de archieven en collecties van het Westfries Archief bedraagt voor ieder daaraan besteed kwartier en ongeacht het resultaat

€ 13,15

 

 

 

1.2

Het basistarief* voor het verstrekken van scans van niet digitaal beschikbaar materiaal

€ 13,15

 

 

 

1.3

Onverminderd het in 1.1 en 1.2 bepaalde, bedraagt het tarief voor het maken en leveren van:

 

 

een fotokopie A4/A3 van niet digitaal beschikbaar materiaal, per pagina

€ 0,45

 

een usb-stick (WFA-logo, 1 Gb) voor opslag digitale bestanden

€ 4,10

 

 

 

 

* Basistarief: tot maximaal 10 scans die duidelijk zijn aangegeven.

 

Bij meer dan 10 scans of bij aanvragen waarvoor onderzoek door een medewerker van het Westfries Archief noodzakelijk is, ontvangt u eerst een prijsopgave.

 

(januari 2018)

Criteria voor het maken van fotokopieën op de studiezaal

Het maken van fotokopieën gaat altijd in overleg met de studiezaalambtenaar. In principe gelden de volgende voorwaarden:

  • stukken die u in zelfbediening kunt raadplegen, mag u zelf kopiëren;
  • stukken die voor u worden gehaald, mag u niet zelf kopiëren.
 
Voor de laatste categorie gelden verder de volgende beperkingen:
  • bescheiden ouder dan 100 jaar worden niet gekopieerd;
  • uit ingebonden registers wordt niet gekopieerd, ongeacht de dikte en ouderdom;
  • bescheiden die naar het oordeel van de studiezaalmedewerker erg van kopiëren te lijden hebben, worden niet gekopieerd.

 

Dit betreft bijvoorbeeld:

  • bescheiden waarvan de kleuren door blootstelling aan licht worden aangetast (bijvoorbeeld bouwtekeningen);
  • bescheiden waarvan de papierstructuur zwak en/of aangetast is;
  • bescheiden die groter zijn dan A3-formaat (groter dan de glasplaat van het kopieerapparaat).
 

Het maken van digitale foto's op de studiezaal
Ten opzichte van voorheen zijn de mogelijkheden voor het maken van fotokopieën beperkt. Dit heeft te maken met de steeds intensievere raadpleging van onze archieven en collecties. Willen wij de originelen ook voor de toekomst behouden, dan moeten zij zoveel mogelijk worden gespaard. Dit geldt zowel voor contactschade door raadpleging als voor blootstelling aan licht.

Een alternatief voor fotokopiëren is het maken van digitale foto's (zonder flits). Indien u niet in het bezit bent van een digitale camera, of wanneer de flitsfunctie van uw camera niet kan worden uitgeschakeld, dan kunt u opnames bestellen. Deze worden dan voor u gemaakt met de digitale camera van het Westfries Archief. De tarieven zijn geregeld via de legesverordening van de gemeente Hoorn.

Vrijwilligers

Bent u geïnteresseerd in de geschiedenis van Westfriesland? Vindt u het belangrijk dat de geschiedenis van Westfriesland voor iedereen beschikbaar wordt? Wilt u daar graag een steentje aan bijdragen? Wordt dan vrijwilliger bij het Westfries Archief!

Vrijwilligers van het Westfries Archief zijn bezig met het invoeren van gegevens uit de doop-, trouw- en begraafboeken en akten van de burgerlijke stand. Deze werkzaamheden worden thuis uitgevoerd, via de website www.velehanden.nl. Daarnaast zijn er ook werkzaamheden op het archief, zoals het beschrijven van foto’s of het scannen van familieadvertenties

Wij zijn op zoek naar personen:

  • die interesse hebben in de Westfriese geschiedenis
  • die nauwkeurig zijn en het leuk vinden om met computers te werken

 

Wij bieden:

  • grote belangstelling vanuit het publiek
  • publicatie van uw werk op het internet

Heeft u interesse in vrijwilligerswerk bij het Westfries Archief of wilt u meer informatie? Neem dan contact met ons op via e-mail of telefoonnummer 0229 282500.

 Studiezaal-WFA