Workshop selectielijsten
Op 30 oktober jl. zijn enkele collega’s uit de regio naar een workshop geweest over de geactualiseerde selectielijst archiefbescheiden gemeentelijke en intergemeentelijke organen. Deze is op 27 juni 2012 in werking getreden. Deze actualisatie heeft nogal wat gevolgen voor de bewaartermijnen van diverse documenten in de gemeentelijke archieven.
De belangrijkste op een rij:
- Gegevens over het ruimen van graven dienen voortaan blijvend bewaard te worden;
- Begraaf- en crematieregisters zijn blijvend te bewaren archiefbescheiden. Dit geldt ook voor de begraaf- en crematieregisters als het beheer van een begraafplaats door de gemeente is uitbesteed aan een particuliere organisatie;
- Procesbeschrijvingen dienen blijvend bewaard te worden;
- Adressenregister, gebouwenregister en registraties in de BAG;
- Bescheiden voortkomend uit de WABO zijn nu opgenomen;
- Bescheiden voortkomend uit de WMO zijn nu opgenomen;
- Multimediale verslagen, metadata te vernietigen bescheiden en informatie op websites zijn nu specifiek opgenomen.
De actualisatie van de selectielijst is een goede zaak. De lijst is echter nog steeds documentgericht en dat is een gemiste kans in een digitale tijdperk van zaakgericht werken.
Tijdens de workshop werd ook nog uitvoerig stilgestaan bij de consequenties van de actualisatie. De wijzigingen gaan immers in met terugwerkende kracht tot 1 januari 1996. Dit betekent dat nu al op vernietiging afgestemd archief vanaf die datum opnieuw gewaardeerd zal moeten worden en dat dossiers op nieuwe vernietigingsjaren, dan wel op bewaren gezet dienen te worden. Ook zullen de ZTC/DSP aangepast moeten worden. Om daarbij te helpen heeft Doxis een handige Excel-sheet gemaakt waarop de wijzigingen duidelijk zijn aangegeven.
Collega’s die de bestanden van de workshop willen hebben, kunnen contact opnemen Erik Müller via de gemeente Drechterland.
Dit artikel is geschreven door Erik Müller.