Het edepot voor de kleine(re) archiefdienst: Kruimels in het keuzebos

Op 10 en 11 juni werden de jaarlijkse studiedagen van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen Nederland gehouden in gebouw De Bazel in Amsterdam. Ook het Westfries Archief was in het programma vertegenwoordigd: Anje van der Lek gaf samen met Josine van de Voort (als zzp-er werkzaam bij het Regionaal Archief Alkmaar en het Waterlands Archief) de presentatie “Het edepot voor de kleine(re) archiefdienst: Kruimels in het keuzebos”.

Het duurzaam bewaren en beschikbaar stellen van digitale informatie is nog steeds een grote uitdaging. Het Nationaal Archief en de stadsarchieven van Rotterdam en Amsterdam zijn voorlopers in deze ontwikkeling, en ook de Regionaal Historische Centra zijn in het samenwerkingsverband WVI een edepot aan het ontwikkelen. Maar ook voor kleinere regionale en gemeentearchieven geldt, dat er een oplossing moet worden gevonden voor het langdurig beheer van digitale informatie. En als we alle werkgebieden van de RHC’s bij elkaar optellen, is toch het grootste deel van het land nog niet betrokken bij een edepot project…

In onze presentatie gingen we dieper in op de vraag: wat moeten, en wat kunnen we als kleinere archiefdienst al doen? We bespraken een aantal invalshoeken.

Presentatie Anje van der Lek KVAN-dagen 2013

We stelden ter discussie of het voor de kleinere archiefdienst praktischer zou zijn om in eerste instantie uit te gaan van een “smalle” definitie voor een edepot: “Een technische voorziening (hardware en software) voor de duurzame en betrouwbare bewaring en beschikbaarstelling van digitale informatie.” Hou het klein, en hou het behapbaar. Vanuit de zaal werd hier kritisch op gereageerd: de digitale duurzaamheid is juist afhankelijk van “Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, etc etc…”, de meer gangbare brede definitie geformuleerd in het toetsingskader ED3. Maar kleinere organisaties hebben niet de capaciteit om al deze aspecten volledig uit te werken. De kleinere archiefdiensten kunnen uiteraard wel gebruik maken van alle producten die door de WVI worden opgeleverd. Dit kan los van de keuze of zij in de toekomst willen aansluiten bij de technische oplossing van de WVI. Met gemeenten kunnen zij, met het metadatamodel Toepassingsprofiel Lokale Overheden als basis, nu al concrete afspraken maken over welke metadata geleverd moeten worden. Daar is nog geen edepot voor nodig.

Het ontwikkelen van een volledig edepot volgens de brede definitie is voor de kleinere dienst niet haalbaar, en aansluiten bij bestaande edepots (nog) niet mogelijk. Maar toch hoeven we niet stil te zitten. We kunnen beginnen met het inventariseren van welke digitale informatie in een edepot beheerd moet gaan worden. Hier zijn verschillende keuzes in te maken. Wil je bijvoorbeeld alleen een oplossing voor overgebracht archief, of wil je het archief al in de semi-statische fase of zelfs bij creatie opnemen in het edepot? Wil je je scans van op papier bewaard archief in het edepot beheren, of zijn er lagere (goedkopere?) beheerregimes denkbaar? En hoeveel TB aan bestanden kun je de komende jaren verwachten? Heb je daar al inzicht in?

Een e-depot voor de kleine(re) archiefdienst: kruimels in het keuzebos from KVANdagen

 

Op dit moment zijn er nog vooral vragen, en nog geen concrete oplossingen. Wel bleek dat het onderwerp enorm leeft, zowel bij de kleinere diensten, als bij de stadsarchieven van Rotterdam en Amsterdam en de RHC’s. Ook zij houden zich bezig met de vraag hoe hun kennis breder kan worden ingezet. Met onze presentatie hebben we het perspectief van de kleinere archiefdienst extra onder de aandacht gebracht.

 

 

 

 

inspectie1

 

inspectie2