Nieuwsbrief eDepot Zomer 2021
Op 19 juli 2021 verscheen onze nieuwste nieuwbrief over het Westfries eDepot.
Klik op de afbeelding om hem te lezen:
Kennissessies april en juni 2021
De Archiefwet is van toepassing op informatie van (inter)gemeentelijke organen. Informatie die niet wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats moet worden vernietigd na afloop van de bewaartermijn. Informatiebeheerders van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen vroegen zich af of die plicht ook geldt voor metadata, databases en algoritmen. Daarbij speelt ook de vraag: 'is dit technisch uitvoerbaar'? Dit was reden voor het Westfries Archief om daar twee sessies aan te wijden, ondersteund door bureau VHIC.
In de eerste sessie is interactief ingegaan op begrippen, de ontwikkeling van verleden naar het heden en de toekomst en de (on)mogelijkheden van vernietiging.
In de tweede sessie hebben de deelnemers een presentatie gehouden over een database en algoritme in de eigen organisatie en onderzocht welke procestype en bewaartermijnen uit de selectielijst daarbij horen. De presentatie werd afgesloten met een eindconclusie.
Aanbesteding eDepot
Het Westfries Archief wil een digitaal depot voor archivering realiseren om in 2019 volledig digitaal werken van de deelnemende gemeentes en organisaties te ondersteunen. Het project Westfries eDepot heeft daartoe op 24 augustus een Europese aanbesteding gepubliceerd om te komen tot de selectie van een leverancier die de geïntegreerde applicaties als eDepot voorziening kan bouwen, leveren en installeren binnen een SaaS omgeving.
Experiment Medemblik
In februari hebben we het project 'Leertraject en Proeftuin e-Depot' (2017) afgesloten met de resultaten van het experiment Medemblik. In Medemblik is in de praktijk getoetst wat de (on)mogelijkheden zijn van het aansluiten op een fictief e-depot en wat daar allemaal bij komt kijken. Het experiment heeft een goede beschrijving opgeleverd van wat nodig is voor het uitwisselen van informatie tussen een bronsysteem en het e-depot en hoe het raadplegen kan worden ingericht. De beschrijving daarvan vormt een basis voor het vervolg, de aanbesteding en implementatie van het Westfries e-Depot. Gedetailleerde informatie over het experiment Medemblik is te vinden in het rapport 'Functioneel ontwerp koppelvlak e-depot' en de use scases.
Landelijke bijeenkomst ADI’s bij het Westfries Archief
Op dinsdag 6 februari kwamen de Adviseurs Digitale Informatie van de landelijke archieven bijeen op de Blauwe Berg. Deze informatiemanagers met als specialiteit digitaal archiveren komen een paar maal per jaar bijeen om informatie over nieuwe ontwikkelingen op hun vakgebied uit te wisselen in een open sfeer. Vandaag stond de invoering van de nieuwe wet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de gevolgen daarvan voor de archieven op het programma. Veel vragen kwamen langs, maar we hebben nog niet alle antwoorden gevonden. Dat zal de komende tijd wel snel veranderen, want op 25 mei moeten we er klaar voor zijn!
