Regionale procedures, handboeken en methoden

Op deze pagina staan alle vastgestelde procedures voor archiefbeheertaken, waarbij zowel de gemeenten als het Westfries Archief nauw met elkaar moeten samenwerken. Verder vindt u hier regionaal vastgestelde handboeken en methoden die alle Westfriese gemeenten toegepassen. 

Mocht u vragen of aanvullingen hebben op de hier gepresenteerde procedures, handboeken en methoden, neemt u dan contact op met de Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Lokale regelgeving
De Archiefwet bepaald in artikel 30 lid 1 en artikel 32 lid 2 dat gemeenteraden een verordening vaststellen regelende de zorg voor de archiefbescheiden door burgemeester en wethouders en het toezicht op het beheer van de  nog niet naar de archiefbewaarplaats overgedragen archiefbescheiden. In een Besluit Informatiebeheer stellen burgemeester en wethouders voorschriften vast voor het beheer van archiefbescheiden die nog niet zijn overgedragen naar de archiefbewaarplaats. Het Westfries Archief heeft modellen ontwikkeld die zijn toegesneden op de situatie in Westfriesland.

 

Beheer archiefruimte
Hoofdstuk 4 en 5 van de Archiefregeling geeft algemene en bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten. Als na de bouw de archiefruimte in gebruik wordt genomen moet de ruimte blijven voldoen aan de algemene en bijzondere voorschriften. Er moeten beheeractiviteiten uitgevoerd worden en de werking van de klimaatinstallatie moet gecontroleerd worden. Bijgaand document beschrijft de beheeractiviteiten die minimaal uitgevoerd moeten worden.

 

Migratie
Artikel 26 van de Archiefregeling stelt voorwaarden aan het moment en de wijze van conversie, migratie of emulatie en draagt de zorgdrager op om een verklaring op te stellen. Onze leidraad biedt een stappenplan waar bij een conversie en/of een migratie aandacht aan geschonken moet worden. Toepassing van deze leidraad geeft input voor het opstellen van de vereiste verklaring door de zorgdrager.

 

Overbrenging
Archieven moeten na 20 jaar door (inter)gemeentelijke organen overgebracht worden aan een archiefinstelling. In Westfriesland is het Westfries Archief aangewezen als de archiefbewaarplaats. Omdat de gearchiveerde dossiers vaak over meer jaren gevormd worden (en vanwege andere voornamelijk financiële argumenten) is landelijk afgesproken om archieven in tien jaren blokken over te brengen. Het Westfries Archief heeft de normen en instructies voor het overbrening van archieven in 2014 geactualiseerd en gebundeld in de notitie “Op weg naar de archiefbewaarplaats”. De notitie bevat een vragenlijst voor het opstellen van een archiefbewerkingsplan, een lijst met standaard afspraken en een aantal bijlagen.

Voor enkele speciale categorieën archiefbescheiden gelden afwijkende overbrengingstermijnen. Dat geldt voor de registers van geboorte, huwelijk en overlijden van de ambtenaar van de burgerlijke stand en enkele bevolkingsregisters waarvoor de overbrengingstermijn tussen de 50 en 100 jaar varieert. Vertrouwelijke stukken van een vertrouwenscommissie die bij verordening wordt ingesteld bij de benoeming of herbenoeming van een burgemeester moeten direct na de benoeming worden overgebracht. De verordening bepaalt dat de vertrouwelijke stukken in een gesloten en verzegelde enveloppe naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht. Met de griffiers in Westfriesland is een processchema en een model verklaring van overbrenging opgesteld.

 

Verkorting bewaartermijn Cliëntendossiers
In de nieuwe gemeentelijke selectielijst is de mogelijkheid opgenomen om cliëntendossiers met betrekking tot de WWB en WBM te verkorten van 20 jaar naar 7 jaar. Deze leidraad geeft aan welke stappen de gemeente en de archiefinstelling moeten ondernemen om deze termijn te verkorten.

Vernietiging

Jaarlijks moeten overheidsorganisaties archiefbescheiden vernietigen. Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen waarderen hun informatie op basis van zogenaamde Selectielijsten. De Selectielijst bepaalt hoe lang informatie bewaart moet blijven alvorens het vernietigd mag worden. Zij gelden in beginsel voor de duur van 20 jaar. In 2017 is een nieuwe Selectielijst door de minister vastgesteld die geld voor informatie opgemaakt of ontvangen vanaf 2016. De Selectielijst 1995 met wijzigingen blijft van toepassing op de informatie over de periode 1995 tot en met 2016.

 

Vervanging
Om papieren documenten te mogen vervangen door digitale documenten dienen gemeenten aan een aantal voorwaarden te voldoen. Een belangrijk element voor het overgaan tot vervanging is een Handboek vervanging. In 2011-2012 is er in een regionale werkgroep een model handboek voor vervanging opgesteld.

Op 25 februari 2014 is een nieuwe Handreiking Vervanging gepubliceerd. In de regio wordt gezamenlijk onderzocht wat de impact hiervan is op het model handboek vervanging en of deze mogelijk aangepast moet worden.

 

Westfries Metadata Model
In juli 2017 heeft een regionale werkgroep Implementatie Westfries Metadata Model (WFMM) het vastgestelde Westfries Metadatamodel van december 2016, geijkt en aangepast op basis van toetsing in de praktijk. Het WFMM blijft hiermee binnen de kaders van de landelijk vastgestelde TMLO. Op basis van het WFMM kan elke gemeente nu haar mapping maken voor uitwisseling van gegevens met het toekomstige Westfries e-depot.

 

inspectie1

 

inspectie2