advisering en toezicht

Overheden ontvangen, creëren en muteren informatie bij de uitvoering van haar taken en bedrijfsvoering processen. Met de informatie moet de overheid zorgvuldig omgaan. Met de informatie kan zij verantwoording afleggen over haar handelen. Er is veel wetgeving die bepaalt hoe de overheid informatie moet beheren. De Archiefwet bepaalt dat de overheid haar informatie in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd.

Archieftoezicht

De directeur van het Westfries Archief is door gemeenten en gemeenschappelijke regelingen uit West-Friesland aangewezen als de gemeentearchivaris. De archivaris is beheerder van de aangewezen archiefbewaarplaats en de informatie die daarin is opgenomen. Informatie die niet voor vernietiging wordt overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De Archiefwet heeft de archivaris belast met toezicht op het informatiebeheer van de nog niet overgebrachte informatie. De informatie moet namelijk vanaf het moment van ontvangst of creatie tot verwijdering blijvend in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht. De archiefinspecteur van het Westfries Archief ziet namens de archivaris toe op de uitvoering van het informatiebeheer bij de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.

Advisering

ICT ontwikkelingen stellen organisaties voortdurend voor vraagstukken over de informatievoorziening en het informatiebeheer. Authenticiteit en betrouwbaarheid van informatie is in gevaar bij ICT-wijzigingen zoals migraties, conversies of uitfaseringen. Het Westfries Archief adviseert gevraagd en ongevraagd bij informatie vraagstukken van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Daarbij staat behoud van de goede, geordende en toegankelijke staat voorop zodat de functies van een archief altijd toegepast kunnen worden. De archieffuncties zijn: ‘1 Verantwoording afleggen over het handelen, 2 Bewijsvoering, 3 Rechten en plichten borgen, 4 Hergebruik en 5 (historisch) Onderzoek