Wijziging Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling per 1 januari 2013
Op 1 januari 2013 wijzigen de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. De wijzigingen hebben invloed op het vaststellen van de gemeentelijke selectielijsten en op de regels omtrent de vervanging . Dit is van invloed op de digitaliseringstrajecten van de aangesloten gemeenten bij het Westfries Archief.
De gemeentelijke selectielijst is onlangs herzien en op 27 juni 2012 in werking getreden. Op de website van de VNG is meer informatie [link is niet meer actief] te vinden. Doordat deze net is vastgesteld en er op dit moment geen plannen zijn voor wijzigingen van de selectielijst, zijn de wijzigingen in de Archiefwet en het Archiefbesluit met betrekking tot dit onderwerp op dit moment niet urgent.
De wijzigingen met betrekking tot de regels voor de vervanging daarentegen wel. Vervanging houdt in dat van documenten (meestal digitale) reproducties worden gemaakt, die vervolgens de plaats in nemen van het origineel. De originele (doorgaans papieren) documenten worden vernietigd.
Archiefwet 1995
In de Archiefwet 1995 is artikel 7 veranderd. Voorheen moest voor vervanging toestemming gevraagd worden aan de provinciale archiefinspectie door de gemeenten (Hogere overheden moesten toestemming aan de minister van Cultuur vragen). Deze regel is verwijderd uit de wet.
Archiefbesluit 1995
Daardoor diende ook het Archiefbesluit 1995 te worden aangepast, want daarin werd ook melding gemaakt van het vragen van toestemming. Ook werd hierin vastgelegd dat de provincie nadere regels kon stellen aan de vervanging voor gemeenten; in onze provincie is in dit kader de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Noord-Holland vastgesteld. De wettelijke basis voor deze regels is komen te vervallen. Voor ministeries en ZBO’s waren deze regels er ook, maar die werden op een ander niveau beschreven en vastgelegd.
In plaats van de provinciale beleidsregel is nu vastgelegd, in het Archiefbesluit 1995 artikel 6 lid 3, dat nadere regels voor de vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling. Deze regeling geldt dan voor alle overheidsorganisaties, iedereen moet zich op dit onderwerp nu aan dezelfde regels houden.
Het Archiefbesluit artikel 8 schrijft voor dat er een verklaring van de vervanging opgemaakt moet worden. In de verklaring moet een specificatie opgenomen worden van de bescheiden die vervangen zijn en aangegeven worden hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. De verklaring wordt gearchiveerd door de organisatie waar de documenten geproduceerd zijn. Hoe de vervanging heeft plaatsgevonden wordt doorgaans vastgelegd in het handboek vervanging. Dit artikel is niet gewijzigd en hier dient nog steeds uitvoering aan te worden gegeven.
Archiefregeling
Ook de Archiefregeling is aangepast per 1 januari 2013. Aan de regeling is een extra hoofdstuk toegevoegd met regels voor vervanging. Dit is dus de ministeriële regeling die in het nieuwe artikel 6 van het archiefbesluit bedoeld is.
Er is verder een kleine aanpassing in artikel 25 met betrekking op conversie, migratie en emulatie. Als niet voldaan werd aan de eisen die in hetzelfde artikel 25 benoemd worden, dan was er sprake van vervanging. Dit laatste is komen te vervallen. Er worden nog steeds eisen aan de conversie, migratie en emulatie gesteld.
Wat voor de gemeenten (en andere overheidsorganisaties) de meeste invloed heeft, is het nieuwe hoofdstuk 3 A vervanging. Artikel 26b geeft de daadwerkelijke eisen die nu gesteld worden aan de vervanging:
Artikel 26b. Aspecten vervangingsproces
De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:
- de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangings-proces geldt;
- de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;
- voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
- de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;
- de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;
- de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;
- het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
- de kwaliteitsprocedures.
Deze zaken waren eerder ook vastgelegd in de provinciale beleidsregels en werden al opgenomen in de handboeken vervanging. Wat de verdere implicaties zijn voor het handboek vervanging en de procedure omtrent de vervanging moet nog verder worden uitgezocht. In het nieuwe jaar berichten wij daar weer over.
Achtergrondinformatie
Wijziging Archiefwet 1995 per 1 januari 2013, artikel 7.
Wijziging Archiefbesluit 1995 per 1 januari 2013, zie:
http://www.nationaalarchief.nl/onderwerpen/wetten-regelgeving/archiefbesluit en
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2012-444.html
Wijziging archiefregeling per 1 januari 2013, zie:
https://www.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2012-26238.html
