Studiezaal

REGLEMENT VOOR BEZOEK AAN DE STUDIEZAAL
Bij ieder bezoek aan het Westfries Archief gelden de algemene huisregels. Voor bezoekers van de studiezaal gelden daarnaast de onderstaande regels. Deze zijn bedoeld om onderzoek mogelijk te maken en de archieven en verzamelingen duurzaam te beschermen.
1. Algemeen
Op de raadpleging van de archieven en verzamelingen in beheer bij het Westfries Archief zijn de geldende Archiefwet en de daarop gebaseerde regelingen van toepassing.
Bezoek aan de studiezaal is in de eerste plaats bedoeld voor het raadplegen van de collectie van het Westfries Archief.
In de studiezaal is cameratoezicht aanwezig ten behoeve van de veiligheid van bezoekers, medewerkers en collectie.
De algemene huisregels van het Westfries Archief zijn onverkort van toepassing. Aanwijzingen van medewerkers moeten altijd worden opgevolgd.
2. Openingstijden, afspraak en aanmelding
 De actuele openingstijden en informatie over bezoek op afspraak staan op onze website.
 Na 16.00 uur kunnen tijdens uw bezoek geen nieuwe stukken meer worden aangevraagd.
 Een afspraak voor inzage duurt 1 uur. U kunt meerdere afspraken achter elkaar plannen via de website. Houdt er rekening mee dat tussen 12.00 en 13.00 de studiezaal niet zonder meer beschikbaar kan zijn.
 Meld u bij aankomst bij de medewerker. Een medewerker kan u vragen zich te legitimeren.
 Persoonsgegevens die bij een bezoek of aanvraag worden geregistreerd, worden verwerkt ten behoeve van onze dienstverlening en overeenkomstig de geldende privacyregels.
3. Persoonlijke eigendommen en eigen apparatuur
 Koffers, jassen en tassen, waaronder plastic tasjes en laptoptassen, bergt u op in de daarvoor bestemde bagagekluisjes in de entree, tenzij een medewerker anders aangeeft.
 Een eigen laptop, tablet en mobiele telefoon mogen worden gebruikt. Zet geluid en meldingen uit en voorkom hinder voor andere bezoekers.
 Telefoneren in de studiezaal is niet toegestaan.
 Het gebruik van een koptelefoon is toegestaan, mits het geluid niet hoorbaar is voor andere bezoekers.
 U kunt gebruikmaken van het bezoekersnetwerk van het Westfries Archief. Gebruik van internetvoorzieningen moet voldoen aan de algemene huisregels.
 Bij het raadplegen van originele stukken gebruikt u voor handgeschreven aantekeningen uitsluitend potlood. Pennen, stiften, lijm, scharen en vergelijkbare materialen blijven uit de buurt van de stukken.
4. Fotograferen, reproduceren en publiceren
 Fotograferen van originele stukken voor eigen gebruik is toegestaan zonder flits, tenzij een medewerker anders aangeeft, zoals beperkingen aan de openbaarheid, de materiële staat of opgelegd door rechthebbenden.
 Toestemming om een stuk te raadplegen of te fotograferen betekent niet automatisch dat publicatie, verspreiding of ander hergebruik is toegestaan. Houd rekening met auteursrecht, privacy, portretrecht en eventuele voorwaarden van rechthebbenden of eigenaren.
 Vraag bij twijfel vooraf advies aan de medewerker. Voor diensten waarvoor tarieven of leges gelden, vindt u de actuele bedragen op onze website.
5. Gebruik van apparatuur van het WFA
Computers en andere hulpmiddelen in de studiezaal kunnen in overleg met de medewerker worden gebruikt. Ga zorgvuldig met deze apparatuur om.
6. Raadpleging van originele archiefbescheiden
a. Openbaarheid
Archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats zijn in beginsel openbaar. De openbaarheid kan op grond van wet- en regelgeving of door voorwaarden bij archieven zijn beperkt. De medewerker kan u informeren over de mogelijkheden voor raadpleging van beperkt openbare stukken.
b. Aanvragen en inzage
 U krijgt maximaal drie aangevraagde inventarisnummers tegelijk ter inzage. U kunt tijdens een bezoek meerdere aanvragen doen. Bij grote of zware stukken of bij drukte kan de medewerker dit aantal beperken.
 Raadpleeg slechts één dossier, omslag, register of andere eenheid tegelijk, stukken mogen niet in volgorde gewijzigd worden.
 Originele stukken die ter inzage worden gegeven, worden uitsluitend in de studiezaal geraadpleegd en mogen de studiezaal niet verlaten.c. Omgaan met de stukken
Behandel alle originele archiefbescheiden met grote zorg en volg eventuele aanvullende aanwijzingen van de medewerker:
 zorg voor schone en droge handen; gebruik handschoenen alleen wanneer een medewerker dit aangeeft;
 leg geen telefoon, laptop, papier, schrijfblok of andere voorwerpen op de stukken en leun er niet op;
 schrijf, teken, vouw, markeer of trek niets over op of vanaf de stukken;
 Alleen een door de medewerker verstrekt potlood mag gebruikt worden om notities te maken in een zelf meegebracht notitie blok.
 neem stukken alleen uit een omslag wanneer dat voor raadpleging nodig is en behoud altijd de bestaande volgorde;
 bevochtig uw vingers niet bij het omslaan van bladzijden;
 gebruik aanwezige steunen, gewichten of andere hulpmiddelen wanneer een medewerker dit aangeeft;
 laat archiefbescheiden en hulpmiddelen op de tafel liggen en plaats niets op de grond;
 eten en drinken zijn bij de raadpleging van archiefbescheiden niet toegestaan. U kunt een koffiepauze nemen in de foyer.
d. Digitale reproducties en materiële staat
Stukken die naar het oordeel van de medewerker te kwetsbaar zijn, worden niet als origineel ter inzage gegeven.
Wanneer archiefbescheiden zijn gedigitaliseerd en een digitale reproductie voor raadpleging beschikbaar is, wordt in beginsel de digitale reproductie geraadpleegd. Het originele archiefstuk wordt in dat geval niet zonder meer ter inzage gegeven. De medewerker kan besluiten het origineel beschikbaar te stellen wanneer daarvoor een bijzondere reden bestaat en de materiële staat van het stuk dit toelaat.
7. Naleving, schade en aansprakelijkheid
 De medewerker kan de raadpleging onderbreken of beëindigen wanneer dit nodig is voor de bescherming van de collectie, de veiligheid of de orde in de studiezaal.
 Beschadiging, vermissing of een andere bijzonderheid aan een geraadpleegd stuk meldt u direct bij de medewerker.
 Voor overtredingen, schade en ongewenst gedrag gelden tevens de bepalingen uit de algemene huisregels van het Westfries Archief.
 Het Westfries Archief is niet aansprakelijk voor diefstal, verlies of zoekraken van persoonlijke eigendommen.
8. Vragen, klachten en bezwaar
Vragen over onderzoek, het gebruik van bronnen of de toepassing van dit reglement kunt u stellen aan de medewerker.
Het Westfries Archief beschikt over een klachtenprocedure. Informatie hierover is verkrijgbaar via de website of bij de medewerker. Tegen een besluit staat bezwaar open voor zover dit op grond van de Algemene wet bestuursrecht mogelijk is; een bezwaar kan worden gericht aan het bevoegde bestuursorgaan van het Regionaal Historisch Centrum Westfries Archief.

Klachtenprocedure Westfries Archief
Wij hopen dat u uw bezoek aan het Westfries Archief nuttig en plezierig vindt. Wij stellen alles in het werk om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Als er iets mis gaat, dan zullen wij proberen dit te verhelpen. Maak daarom uw klacht aan ons kenbaar.
Wat is een klacht precies? Een klacht is elke uiting van onvrede over een behandeling of bejegening.

Indienen van een klacht, opmerking of suggestie

• 1. Indien u een klacht wilt indienen tijdens uw bezoek aan het Westfries Archief, neem dan contact op met een medewerker op onze studiezaal. Onze medewerker zal proberen uw klacht zelf op te lossen, desnoods in overleg met collega’s.
• 2. Als uw klacht niet tijdens uw bezoek kan worden afgedaan, dan kunt u de aard van uw klacht omschrijven op ons klachtenformulier. Dit formulier is verkrijgbaar bij de balie in de studiezaal. Het volledig ingevulde formulier kunt u afgeven bij de balie. Uw klacht zal dan worden behandeld door de leiding van het Westfries Archief.
• 3. U kunt uw klacht ook later indienen middels het formulier op de website van het Westfries Archief.

Afhandeling klachten, opmerkingen en suggesties

• 1. Een mondeling geuite klacht wordt behandeld door de dienstdoende studiezaalmedewerker of een aanwezige leidinggevende.
• 2. Een schriftelijke klacht wordt afgedaan door de leiding van het Westfries Archief. U ontvangt binnen uiterlijk 30 dagen na het indienen van uw klacht een schriftelijke reactie.
  Als u niet tevreden bent over de behandeling van uw klacht, kunt u een bezwaarschrift indienen bij het dagelijks bestuur.