Kennis delen over duurzaam beheer van digitale ruimtelijke plannen

Hoe zorgen we ervoor dat digitale ruimtelijke plannen niet alleen vandaag, maar ook over tientallen jaren nog betrouwbaar, reproduceerbaar en raadpleegbaar zijn? Om kennis over dit actuele vraagstuk te delen en de samenwerking te versterken, nam het Westfries Archief het initiatief voor een kennissessie en verzorgde het de organisatie. Tijdens deze bijeenkomst gingen informatiebeheerders en planologen met elkaar in gesprek.

Ruimtelijke plannen worden sinds de invoering van de Wet ruimtelijke ordening digitaal opgesteld en gepubliceerd. Met de komst van de Omgevingswet is het ruimtelijk plan volledig digitaal geworden. Duurzaam beheer vraagt daardoor om meer dan alleen het bewaren van documenten. Ook de samenhang met bijbehorende procesinformatie, besluiten en gegevens moet behouden blijven.

Onder leiding van Ewald te Koppele gingen de deelnemers in op actuele vraagstukken uit de praktijk. Daarbij werd onder meer gesproken over de verschillen tussen de voormalige IMRO-standaard en de huidige standaarden STOP/TPOD, publicatie via het Digitaal Stelsel Omgevingswet en het borgen van de authenticiteit van digitale plannen.

Een belangrijk aandachtspunt is dat niet alle informatie over een ruimtelijk plan via één systeem beschikbaar is. De verschillende onderdelen van het planproces zijn vaak verspreid over meerdere applicaties. Bovendien kan niet alle informatie via het Digitaal Stelsel Omgevingswet worden gepubliceerd. Dit maakt het noodzakelijk om goed na te denken over de volledigheid, samenhang en duurzame toegankelijkheid van de informatie.

Het Westfries Archief speelt hierin een belangrijke rol. Het publicatieplatform van het WFA kan worden ingezet voor informatie die niet via het Digitaal Stelsel Omgevingswet kan worden aangeboden. Daarnaast kan de volledige documentenset na vaststelling of wijziging vanuit de organisatie worden overgebracht naar het eDepot. Zo blijft het digitale plan ook op langere termijn reproduceerbaar en raadpleegbaar.

Meerdere keren per jaar organiseert het Westfries Archief kennissessies voor de overheidsorganisaties in Westfriesland. Tijdens deze bijeenkomsten staan actuele ontwikkelingen en vraagstukken op het gebied van informatiebeheer centraal. Door kennis en ervaringen uit te wisselen en praktische handvatten aan te reiken, ondersteunt het WFA de organisaties bij het duurzaam en zorgvuldig beheren van hun informatie.