Doe-het-zelf-workshop: Compliance, terug naar het gezonde verstand

Tijdens het Doxis seminar Werk aan de Winkel op 14 februari 2013 in Utrecht verzorgde Annemieke Adema een workshop met als titel: “Compliance, terug naar het gezonde verstand”. Het doel van de workshop was de deelnemers te laten nadenken over het willen vasthouden aan wet- en regelgeving, terwijl dit soms vanuit de processen geen gewenste situatie oplevert. Vaak horen wij om ons heen dat iets niet mag van de Archiefwet 1995, terwijl er soms een oplossing te verzinnen is om tegemoet te komen aan de functionaliteiten die proceseigenaren wensen.

Door de functionaliteiten en eisen die gesteld worden aan informatiesystemen van onder andere de proceseigenaar op losse vellen papier te schrijven, wordt er als het ware een mini-norm opgesteld waar een informatiesysteem aan moet voldoen. Enkel door gebruik te maken van het gezonde verstand. Vaak blijkt bij bestudering van deze functionaliteiten dat er zeer weinig is dat niet wordt goedgekeurd door de wet- en regelgeving en allerlei verschillende normen en standaarden. Deze normen kunnen de informatiehuishouding echter wel aanvullen met handige functionaliteiten, waarvan de proceseigenaar snel de meerwaarde van kan inzien (maar dat is een andere workshop).

Omdat niet iedereen in de gelegenheid is geweest om naar het Doxis-seminar te komen, willen we u ook de mogelijkheid geven om deze workshop zelf te bekijken en eventueel in uw eigen organisatie uit te voeren. Om dit mogelijk te maken is tijdens het maken van de workshop al bedacht hoe dit vorm gegeven kan worden. Vandaar dat de workshop bestaat uit een film, waarbij de deelnemers automatisch door het hele proces begeleid worden.

Inhoud Workshop:

• In het eerste gedeelte van de workshop schrijven de deelnemers op welke functionele eisen proceseigenaren stellen aan hun informatievoorziening. Welke functionaliteiten hebben zij nodig om goed en efficiënt te werken?
• Vervolgens wordt het begrip compliance uitgelegd in een korte theoretische toelichting.
• In de twee daarop volgende minuten kunt u met de hele groep langs alle opgeschreven functionaliteiten en eisen lopen. Iedereen pakt er die functionaliteiten uit die volgens die persoon in strijd zijn met de compliance-gedachte.
• Tot slot gaat u alle opgeraapte papieren met de groep bespreken en bediscussiëren of de genoemde functionaliteiten daadwerkelijk buiten de definitie van compliance vallen en daar een mogelijke oplossing voor bedenken. De verwachting is dat er bijzonder weinig buiten de definitie valt.

Als u tot slot op de grond kijkt, ziet u misschien wel de eerste kaders liggen voor uw nieuwe informatiebeleidsplan, opgesteld met het gezonde verstand en passend in de compliance-gedachte.

Benodigdheden:

• Beamer, scherm, laptop, boxen voor geluid.
• A4 papier (liefst gekleurd, geen functie, wel gezellig)
• Stiften
• Lege ruimte op de grond om de beschreven papier neer te gooien en doorheen te kunnen lopen.
• Procesbegeleider die de discussie leidt in de laatste minuten van de workshop (dit kan natuurlijk zo lang duren als u wilt, laat u niet afleiden door de afsluitende geluiden)
• De begeleidende film, te vinden op YouTube: 

Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, neemt u dan gerust contact op met de Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. van het Westfries Archief. Ook horen wij het graag als u van plan bent om de workshop te gaan doen of hoe het geweest is.